山西科技学院印章管理办法

第一章 总 则

第一条  为规范学校印章管理，维护学校合法权益，推进依法治校，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）等文件要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于学校各级各类印章的管理。

第三条 学校党政办公室是学校印章的综合管理部门，统筹学校各级各类印章的刻制、启用、废止等，指导、监督学校各级各类印章的使用与管理。

第四条  学校各级各类印章，由印章使用单位根据工作需要，参照本办法，制定管理办法。

第二章 印章种类和规格

第五条  本办法所指印章包括：

（一）学校党委印章、学校行政印章、学校钢印；

（二）学校法定代表人名章；

（三）学校各部门、二级学院（以下简称“二级单位”）冠以“山西科技学院”名称的各类党政印章；

（四）学校领导和各二级单位负责人签名章；

（五）各级各类业务专用印章；

（六）其他经学校批准的印章（包括电子印章）。

第六条  印章的式样和规格依据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）及其他相关规定执行。

第三章 印章刻制、启用与废止

第七条  印章应在公安机关指定的印章刻制点刻制。

第八条 印章刻制需按照有关规定履行审批手续：

（一）学校党委印章、学校行政印章、学校钢印、学校法定代表人名章的刻制，由学校党政办公室根据上级单位和公安机关的有关程序要求办理。

（二）各二级单位因新成立需要刻制本单位党政印章的，由印章使用单位提交《山西科技学院印章刻制申请表》（附件1），并附学校或上级有关部门批准成立的公文，经学校主要领导同意后，携带学校党政办公室出具的介绍信及相关材料自行到公安机关指定的刻制点刻制。

校内非实体机构原则上不允许刻制印章。如需使用印章，由其业务归口管理或所挂靠单位代章。如必须刻制印章，由印章使用单位提交《山西科技学院印章刻制申请表》（附件1），经其业务归口管理或所挂靠单位负责人、分管校领导同意后，携带学校党政办公室出具的介绍信及相关材料自行到公安机关指定的刻制点刻制。

（三）学校领导用于公务的个人名章、签名章，经本人同意，由学校党政办公室负责刻制；各二级单位负责人根据工作需要可刻制签名章，由各单位自行联系公安机关指定的刻制点刻制，并报学校党政办公室备案。

（四）各级各类业务专用印章及其他印章的刻制，由印章使用单位提交《山西科技学院印章刻制申请表》（附件1），经分管校领导审批同意后，携带学校党政办公室出具的介绍信及相关材料自行到公安机关指定的刻制点刻制。涉及合同、财务、人事等重要管理领域的校级业务专用章须报请校长审批。

第九条  印章刻制完成后，学校党政办公室办理登记备案和启用手续，留存新印章印模。印章启用通知发布后，新印章方可使用。

第十条  因单位撤销、更名或印章毁损等原因终止印章效力的，原印章使用单位或继受单位应在印章失效第一时间报告学校主要领导，并向学校党政办公室上缴原印章，由学校党政办公室办理登记备案和废止手续后交由学校图书档案馆封存。印章使用单位按照第八条相关规定重新申请刻制印章。印章遗失的，原印章效力自然废止。

第十一条 凡未按本办法规定程序刻制的印章均为无效印章。

第四章 印章管理

第十二条  学校党委印章、学校行政印章、学校钢印、学校法定代表人名章由学校党政办公室指派专人管理。校领导签名章经本人同意后指定专人管理。学校各级各类业务专用印章和其他印章根据工作需要，经学校主要领导审批同意后委托相关单位管理。

第十三条  印章应妥善保管，保管场所应确保安全。印章不得携带出保管场所以外使用；如特殊情况需外带使用的，应经印章管理单位负责人批准，并派印章管理人员现场司印。

第十四条  印章管理人员应认真负责、遵章守纪、秉公办事，严格执行审批手续和用印登记制度。印章使用完成后，印章管理人员应如实记录所管印章的用印日期、种类、事由、数量、经办人及其他需要说明的事项，一事一号进行编码，立卷留存相关申请表单、登记册本、电子记录等材料。

重要材料使用校级印章的，申请单位应留存文本原件，副本交学校党政办公室备案，该备案文本应与其他用印申请材料一并留存。

各二级单位应存档本单位印章刻制和使用校级印章的相关审批材料。

上述材料保存期限根据档案管理相关规定执行。

第十五条 印章管理人员应注意印章日常保养，确保印文字迹清晰。

第十六条  如发生印章遗失，印章使用单位应第一时间报学校主要领导，由党政办公室向备案或批准刻制的公安机关报告，并采取公告形式声明作废后，印章使用单位按照第八条相关规定重新申请刻制印章。如找回遗失印章，应立即送至党政办公室。

第五章 印章使用

第十七条  学校党委印章、学校行政印章、学校钢印的使用范围包括：

（一）以学校名义办理的公文、公函等；

（二）以学校名义签署的合同、协议等；

（三）以学校名义开具的事业单位法人证书复印件、法定代表人授权委托书、法定代表人身份证复印件等证明材料；

（四）以学校名义颁发的证书、证件材料及其对照的复印、翻译证明件；

（五）以学校名义开具的对外联系的业务性文件、证明材料等；

（六）其他应加盖学校印章的文件、材料等。

第十八条 学校法定代表人名章的使用范围包括：

（一）以学校或法定代表人的名义，应由法定代表人签署，可使用法定代表人名章的合同、协议、公函等；

（二）以学校或法定代表人的名义提交的对外联系的业务性文件等；

（三）其他可使用法定代表人名章的文件及材料。

第十九条 校领导签名章的使用范围包括：

（一）以学校党委名义办理，应由党委书记签署的文件及材料，使用党委书记签名章；

（二）以学校名义办理，应由校长签署的文件及材料，使用校长签名章；

（三）以学校或校领导的名义办理，应由校领导签署的合同、协议、公函、证书、对外联系的业务性文件等；

（四）其他经校领导授权可使用签名章的文件及材料。

学校领导签名章不得用于重大事项决策、重要人事任免、重大项目安排、大额度资金使用和合同协议事项的审批环节，不得用于财务相关单据及审批材料。

第二十条  使用学校党委印章、学校行政印章、学校钢印、学校法定代表人名章，应遵循一事一报、逐级审批的原则，严格执行“先审批后用印、谁经办谁首责、谁审批谁负责”，具体用印程序如下：

（一）一般事项用印。由申请单位提交申请，经所在单位负责人、分管校领导审批同意后方可用印。其中，分管校领导认为需要提交学校主要领导审批的，应经学校主要领导审批同意后用印。

（二）例行事项用印。学校日常工作中长期存在、需大量使用校级印章的事项，按照“一事项一授权”的原则，经申请单位分管校领导书面授权，在学校党政办公室备案后，在被授权的范围内，经学校相关单位负责人审批同意后用印。

（三）重大事项用印。由申请单位报相关议事决策机构审议，经分管校领导、学校主要领导审批同意后方可用印。该程序适用于重大事项决策、重要人事任免、重大项目安排和大额度资金使用的事项。

（四）合同协议用印。按照《山西科技学院合同管理办法》相关规定履行用印程序。该程序适用于根据学校合同管理规定要求，以学校名义签订的合同、协议、委托书、授权书等文本用印的事项。

（五）公文用印。按照公文管理相关规定，持学校主要领导签发的原件或发文稿纸方可用印。

第二十一条  电子印章的管理和审批流程同实体印章保持一致。

第二十二条  校级印章使用申请采取办公系统申请为主、纸质申请为辅的形式，申请人应按要求填写《山西科技学院用印审批表》（附件2）。

第二十三条  校级印章管理人员应核对用印材料及申请审批情况的一致性，如用印内容较为重要的，应报学校党政办公室负责人审查后方可用印。申请审批手续及流程不齐全的，一律不得用印。

第二十四条  学校领导签名章的使用由申请单位提交申请，由所在单位负责人审批，经相应校领导审批同意后方可用印。

第二十五条  学校各二级单位负责人是校级印章申请使用的第一责任人，负责审核用印材料的真实性、合规性和安全性；是本单位印章管理的第一责任人，负责本单位印章的管理和审批，对本单位印章的管理和使用负主要责任。

各二级单位党政印章、负责人签名章主要用于校内工作联系。如确需对外用印，应严格履行审批手续，各部门提出申请，经分管校领导审批同意后用印；各二级学院提出申请，经业务归口管理部门、分管校领导审批同意后用印。对外使用仅限于与本单位工作相关的业务性联系或其他学校授权可以用印的事项。

第二十六条  有下列情况之一的，印章使用单位不予用印：

（一）未经规定程序审核批准或超越、滥用批准权限；

（二）内容不完整、不真实、不准确，存在明显瑕疵的；

（三）申请事由与学校工作、业务无直接关系的；

（四）在空白介绍信、证件、证书或纸张上用印的；

（五）其他情形。

第二十七条  印章管理人员使用印章时，应将印章摆放端正，用力均匀，确保印迹清晰、美观、标准。

用印文件中如有落款和日期，应在相应位置盖章，要求骑年盖月，上不压正文。文件材料需加盖骑缝章的，应在相应的连接线上或纸页边沿再加盖前后相一致的印章。钢印应加盖在证书、证件的个人照片上。

需要密封的文件、信函等材料，印章应盖于信封两侧封口处。

第二十八条  印章使用过程中出现印迹扭曲、模糊等不规范的情况，原则上应另行制作材料，重新规范用印，并收回原材料，统一销毁处理。

第六章 责  任

第二十九条  学校党政办公室每年度应对各级各类印章进行清查，更新印章使用状态，检查印章使用情况，对印章管理和使用中违规现象应及时纠正。

第三十条  任何单位和个人在管理和使用印章过程中存在违法违规行为的，按照学校有关规章制度和纪律规定承担责任；给学校造成损失或造成违法犯罪行为的，学校依法追究相应法律责任。

第七章 附  则

第三十一条  本办法由学校党政办公室负责解释。

第三十二条  本办法自印发之日起施行。《山西科技学院印章管理办法》（山科党发〔2024〕4号）自本办法生效之日起同时废止。